E-Learning Systems Specialist

Reports To: Manager, Research & Learning Design, Opening Minds – dotted line to E-Learning Team Lead

Status: Full-Time, Permanent

Location: Remote throughout Canada, home-based, with occasional travel

Application Deadline: March 8, 2024

Starting Salary Range: $65,000 - $70,000

LAND ACKNOWLEDGEMENT

The Head Office of the Mental Health Commission of Canada is located on the unceded, traditional Territory of the Algonquin Anishinaabe Nation in what is now called Ottawa, Ontario. We acknowledge that for thousands of years, the Algonquin People protected these lands, the Ottawa River Watershed, and its tributaries. As a national organization, we also acknowledge that we work on the traditional lands of many different nations. Today, a path to truth and reconciliation begins with recognizing both the stewardship and the sacrifices of the original peoples. We are committed to recognizing the errors of the past, acknowledging the challenges of the present, and contributing to a new and equitable relationship with the First Peoples.

ORGANIZATIONAL BACKGROUND

The Mental Health Commission of Canada (MHCC) is a non-profit organization created to focus national attention on mental health issues and to work to improve the health and social outcomes of people living with mental illness.

The Commission is seen as a leader nationally and internationally in several areas. Building upon the work done to date, the core mandate, and the unique position of the Commission, and guided by Changing Directions Changing Lives: The Mental Health Strategy for Canada, the Commission will focus in the areas of substance use, suicide prevention, population-based initiatives, and engagement. This prioritization will enable the Commission to be successful in meeting its mandate, staying focused, and having a measurable impact for those living with mental illness and their families and caregivers.

Opening Minds is the social enterprise division of MHCC with a focus on providing training programs such as Mental Health First Aid (MHFA), The Working Mind (TWM), and The Inquiring Mind (TIM). These programs seek to change Canadian's behaviours and attitudes toward people living with mental illness, helping to ensure people are treated fairly and as full citizens with opportunities to contribute to society like anyone else. Opening Mind’s mission is “to be the leader of evidence-based programs that promote mental health & wellness, resilience and eliminate stigma around the world.”

POSITION OVERVIEW

Self-paced and virtual learning are a core element of our strategy to maximize the number of people participating in mental health resiliency, helping, and awareness courses. To that end, we have a bespoke LMS in place and with our E-Learning Team Lead leading the way, the E-Learning Systems Specialist will design, develop, and implement the LMS functionality and accessibility necessary to ensure consistent user-experiences, effective back-end structures, and meaningful interaction with both colleagues and participants. The future includes enhancing and optimizing the current user-interfaces as well as continuously building and delivering immersive, engaging, and effective learning experiences. This role is essential in maintaining the effectiveness of the Learning Management System. It involves a mix of technical expertise, project management, user support, and e-learning strategy.

Responsibilities:

Ensure the day-to-day operation and functionality of the Learning Management System, including system updates, troubleshooting, and issue resolution.
Provide user support, including technical assistance, guidance, and training to colleagues, facilitators, and course participants to ensure a smooth learning experience.
Maintain and update user profiles, course data, and learning records, ensuring accurate tracking and reporting of user progress and achievements.
Implement security measures to protect sensitive participant data and ensure that the LMS complies with relevant privacy and data protection regulations.
Identify opportunities for improving the LMS functionality, features, and user experience. Propose, plan, and implement upgrades or new modules as needed.
Create and maintain documentation on LMS processes, best practices, and user guides to facilitate efficient system usage.
Provide training to users and team members on LMS features and best practices, and offer guidance on how to create effective e-learning content.
Collect and analyze user feedback and requirements to continuously improve the LMS, tailoring it to the needs of the organization and its learners.
Collaborate with the E-Learning Team Lead to develop and execute strategies for enhancing the e-learning experience within the organization.

Other duties and projects as may be required or assigned

Qualifications:

A bachelor's degree or equivalent experience in a relevant field, such as information technology, instructional design, or e-learning, is preferred.
Demonstrated experience with Learning Management Systems, including administration, maintenance, and user support.
Familiarity with LMS platforms (e.g., Moodle, Blackboard, Canvas, LearnDash) and proficiency in related technologies, including SCORM and Tin Can API (xAPI).
Familiarity with adhering to W3C web interoperability and accessibility standards
A strong background with WordPress development is an asset.
Familiarity with Salesforce an asset
Proficiency working with Application Programming Interfaces (APIs) an asset.
Strong analytical and problem-solving skills to troubleshoot and resolve LMS-related issues.
Experience with building tests and managing continuous deployment.
Excellent communication skills to provide effective support and guidance to LMS users and collaborate with cross-functional teams.
Ability to manage projects related to LMS enhancements and improvements, ensuring they are completed on time and within budget.
Willingness to stay updated on e-learning trends and technologies and adapt to new tools and methodologies as needed.
A focus on understanding the needs of learners and a commitment to delivering a positive e-learning experience.
A collaborative mindset to work closely with the E-Learning Team Lead and other stakeholders.
A commitment to ensuring the quality, accuracy, and security of e-learning content and the LMS.

COMPETENCIES

Values and Ethics
Respectful of Diversity
Continuous Learning
Results Management
Teamwork and Cooperation
Oral/Written Communication
Health, Safety and Wellness (Physical and Psychological)

PHYSICAL/COGNITIVE DEMANDS

Moderate to extended periods of time spent in meeting-type settings online and in-person
Extended visual requirements (5+ hours) due to computer-related work
Extended periods of time spent in sitting position (computer work, meetings etc., 5+ hours)
Moderate level of stamina due to work time requirements
High requirement for multi-tasking and effectively dividing attention to numerous duties and responsibilities
Moderate level exposure to extended travel requirements (up to 10% and greater at times) and extension of work day beyond 7.5 hours
High degree of attention to detail
High degree of concentration required (meetings, presentation, etc.)
Moderate level of stamina due to travel, work time requirements
High level of interpretive, analytical and problem solving requirements
Must be comfortable working in virtual and/or open space environments
Must be able to work effectively from home temporarily or as needed; including the availability of reliable internet and working environment (desk, chair etc.); please note that the Commission does not reimburse for internet, utilities or other home office type expenses including desks, chairs etc.

As a pan-Canadian organization committed to Reconciliation we encourage applications from individuals who identify as Indigenous (First Nations, Inuit, and Métis).

The Mental Health Commission of Canada is committed to diversity in the workplace and workplace well-being. As such, applications from individuals from diverse backgrounds such as First Nations, Inuit, and Métis, members of a visible minority group and those with lived experience of mental health problems or illnesses are welcomed and encouraged.

The Mental Health Commission of Canada welcomes and encourages applications from people with disabilities. Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.

Accessible formats and communication supports for applicants are available upon request by contacting Human Resources at hr@mentalhealthcommission.ca.

While working remotely, the Commission will not be responsible to reimburse any internet charges, or other home office expenses, including utilities or other furniture/equipment, in order to be able to work from home.

Please apply for this position on our website: https://mentalhealthcommission.ca/what-we-do/careers/

While we appreciate all applications, only those selected for interviews will be contacted.

E-Learning Systems Specialist

Supérieur·e hiérarchique : Gestionnaire de l’équipe de recherche et conception de l’apprentissage, Changer les Mentalités et en lien avec le chef de l'équipe d'apprentissage en ligne.

Statut d’emploi : Temps plein, permanent.

Lieu : En télétravail partout au Canada, à domicile et déplacements occasionnels.

Date limite de présentation des candidatures : 8 mars 2024.

Des entrevues pourraient avoir lieu avant la date limite de présentation des candidatures.

Échelle salariale de base : 65 000 $ - 70 000 $.

RECONNAISSANCE DES TERRITOIRES AUTOCHTONES

Le siège social de la Commission de la santé mentale du Canada est situé sur le territoire traditionnel non cédé de la Nation algonquine anishinaabe, dans ce que nous appelons aujourd’hui Ottawa, en Ontario. Nous reconnaissons que, depuis des millénaires, les Algonquins ont protégé ces terres, le bassin versant de la rivière des Outaouais et ses affluents. En tant qu’organisation nationale, nous reconnaissons également que nous exerçons nos activités sur des territoires traditionnels de nombreuses Nations. Aujourd’hui, le chemin de la vérité et de la réconciliation commence par la reconnaissance du rôle de gardien joué par les peuples autochtones et des sacrifices dont ils ont fait preuve. Nous nous engageons à reconnaître les erreurs du passé, à relever les défis du présent et à contribuer à une relation nouvelle et équitable avec les peuples autochtones.

APERÇU DE L’ORGANISATION

La Commission de la santé mentale du Canada (CSMC) est un organisme à but non lucratif créé en vue de sensibiliser la population canadienne aux questions de santé mentale et d’améliorer la santé et les perspectives sociales des personnes aux prises avec une maladie mentale. La CSMC est reconnue comme chef de file dans plusieurs domaines, tant à l’échelle nationale qu’internationale. Misant sur le travail accompli à ce jour, son mandat fondamental et sa position unique, et s’inspirant de Changer les orientations, changer des vies : Stratégie en matière de santé mentale pour le Canada, la CSMC concentrera ses efforts sur l’utilisation de substances, la prévention du suicide, les initiatives axées sur les populations et la mobilisation. Cet ordre des priorités permettra à la CSMC d’accomplir son mandat, de garder le cap sur ses objectifs et de générer des retombées mesurables pour les personnes aux prises avec la maladie mentale ainsi que pour leur famille et leurs aidants.

APERÇU DU POSTE

Les cours d'apprentissage autonomes et virtuels sont un élément essentiel de notre stratégie visant à maximiser le nombre de participants aux cours de résilience, d'aide et de sensibilisation en matière de santé mentale. Pour ce faire, nous avons mis en place un système LMS personnalisé et, sous la direction de notre chef d'équipe d'apprentissage en ligne, le spécialiste des systèmes concevra, développera et mettra en œuvre la fonctionnalité et l'accessibilité LMS nécessaires pour garantir des expériences utilisateur cohérentes, des structures back-end efficaces et des interactions significatives avec les collègues et les participant·e·s. Il faudra notamment améliorer et optimiser les interfaces utilisateur actuelles et créer et proposer en permanence des expériences d'apprentissage immersives, attrayantes et efficaces. Ce rôle est essentiel pour maintenir l'efficacité du système de gestion de l'apprentissage. Cela implique une combinaison d'expertise technique, de gestion de projet, d'assistance aux utilisateur·rice·s et de stratégie d'apprentissage en ligne.

Responsabilités

Assurer le fonctionnement quotidien et la fonctionnalité du système de gestion de l'apprentissage, y compris les mises à jour du système, le dépannage et la résolution des problèmes.
Fournir une assistance aux utilisateur·rice·s, y compris une assistance technique, des conseils et une formation aux collègues, aux animateur·rice·s et aux participant·e·s aux cours afin de garantir une expérience d'apprentissage harmonieuse.
Maintenir et mettre à jour les profils des utilisateur·rice·s, les données relatives aux cours et les dossiers d'apprentissage, en assurant un suivi et un rapport précis des progrès et des réalisations des utilisateur·rice·s.
Appliquer des mesures de sécurité pour protéger les données confidentielles des participant·e·s et veiller à ce que le système LMS soit conforme aux réglementations en vigueur en matière de protection de la vie privée et des données.
Identifier les possibilités d'amélioration de la fonctionnalité, des caractéristiques et de l'expérience utilisateur du système de gestion de contenu.

Proposer, planifier et mettre en œuvre des mises à niveau ou de nouveaux modules si nécessaire.

Créer et maintenir une documentation sur les processus LMS, les meilleures pratiques et les guides de l'utilisateur afin de faciliter l'utilisation efficace du système.
Former les utilisateur·rice·s et les membres de l'équipe aux fonctionnalités et aux meilleures pratiques du système de gestion de contenu, et les conseiller sur la manière de créer un contenu d'apprentissage en ligne efficace.
Recueillir et analyser les commentaires et les exigences des utilisateur·rice·s afin d'améliorer continuellement le système LMS, en l'adaptant aux besoins de l'organisation et des apprenants.
Collaborer avec le chef de l'équipe d'apprentissage en ligne pour élaborer et mettre en œuvre des stratégies visant à améliorer l'expérience de l'apprentissage en ligne au sein de l'organisation.

Autres tâches et projets pouvant être requis ou assignés.

Qualifications

Un diplôme universitaire ou une expérience équivalente dans un domaine connexe, tel que les technologies informatiques, la conception pédagogique ou l'apprentissage en ligne, est préférable.

Expérience démontrée des systèmes de gestion de l'apprentissage, y compris l'administration, la maintenance et le support aux utilisateurs.
Familiarité avec les plateformes LMS (par exemple, Moodle, Blackboard, Canvas, LearnDash) et maîtrise des technologies connexes, notamment SCORM et Tin Can API (xAPI).
Familiarité avec le respect des normes d'interopérabilité et d'accessibilité Web du W3C.
Une solide expérience en développement WordPress est un atout.
Familiarité avec Salesforce, un atout.
Maîtrise des interfaces de programmation d'applications (API), un atout.
Solides compétences analytiques et de résolution de problèmes pour dépanner et résoudre les problèmes liés au LMS.
Expérience dans la création de tests et la gestion du déploiement continu.
Excellentes compétences en communication pour fournir un soutien et des conseils efficaces aux utilisateurs LMS et collaborer avec des équipes interfonctionnelles.
Capacité à gérer des projets liés aux améliorations et améliorations du LMS, en veillant à ce qu'ils soient terminés dans les délais et dans les limites du budget.
Volonté de rester informé des tendances et des technologies d'apprentissage en ligne et de s'adapter aux nouveaux outils et méthodologies selon les besoins.
L'accent est mis sur la compréhension des besoins des apprenants et sur l'engagement à offrir une expérience positive de l'apprentissage en ligne.
Un état d'esprit collaboratif pour travailler en étroite collaboration avec le chef d'équipe d'apprentissage en ligne et d'autres parties prenantes.
Un engagement à garantir la qualité, l'exactitude et la sécurité du contenu d'apprentissage en ligne et du LMS.

Compétences

Valeurs et éthique.
Respect de la diversité.
Apprentissage continu.
Gestion des résultats.
Travail d’équipe et coopération.
Communication orale et écrite.
Santé, sécurité et bien-être (physiques et psychologiques).

EXIGENCES PHYSIQUES ET COGNITIVES

Temps moyen consacré aux réunions.
Exigences visuelles soutenues (5 heures et plus) en raison du travail à l’ordinateur.
Périodes prolongées passées en position assise (travail à l’ordinateur, réunions, etc., soit 5 heures et plus).
Capacité élevée à accomplir plusieurs tâches à la fois et à porter efficacement attention à de nombreuses tâches et responsabilités en même temps.
Niveau élevé de concentration exigé.
Très grand souci du détail.
Exigences faibles en ce qui concerne les déplacements (jusqu’à 5 % du temps, parfois plus) et le prolongement de la journée de travail au-delà de 7,5 heures.
À l’aise de travailler dans un milieu à aires ouvertes.
Doit être en mesure de travailler efficacement à domicile, temporairement ou selon les besoins, notamment en disposant d’un accès Internet fiable et d’un environnement de travail (bureau, chaise, etc.). La CSMC ne rembourse pas les frais liés à Internet, aux services publics ou à d’autres dépenses comme les bureaux et les chaises.

EXIGENCES PSYCHOLOGIQUES

Exigences continuellement axées sur les échéanciers.
Niveau moyen d’exposition au stress découlant d’interactions complexes, des relations avec les partenaires et des exigences en matière de rendement.
Exigence élevée de maintien de la concentration pendant des périodes prolongées afin de maximiser la mobilisation des intervenants, d’effectuer une analyse stratégique de situations, d’interpréter des données et de réduire les erreurs.
Capacité à organiser efficacement son travail et à établir ses priorités.
Intelligence émotionnelle de niveau élevé nécessaire pour établir et maintenir de bonnes relations, communiquer efficacement, influencer et inspirer les autres, bien travailler en équipe et gérer efficacement les conflits.
Capacité d’adaptation à des priorités qui évoluent rapidement.
Capacité d’adaptation aux changements (organisationnels et environnementaux).
Les buts et les objectifs de rendement sont établis une fois l’an et revus régulièrement.

À titre d’organisation pancanadienne engagée sur la voie de la réconciliation, la CSMC encourage les personnes s’identifiant comme Autochtones (membres des Premières Nations, Inuits et Métis) à présenter leur candidature.

La CSMC s’engage à promouvoir la diversité et le bien-être en milieu de travail. Dans cette optique, elle accueille et encourage les candidatures provenant d’horizons divers, notamment celles des membres des Premières Nations, des Inuits et des Métis, des membres des minorités visibles ainsi que des personnes ayant un savoir expérientiel de la maladie mentale ou des problèmes liés à la santé mentale.

La CSMC encourage également les personnes ayant une incapacité à présenter leur candidature. Des mesures d’adaptation sont disponibles à toutes les étapes du processus de sélection pour les candidats qui en font la demande.

Des formats et des supports de communication accessibles sont offerts aux candidats qui en font la demande par courriel auprès du service des ressources humaines à l’adresse suivante rh@commissionsantementale.ca.

En période de télétravail, la CSMC ne remboursera pas les coûts de connexion à Internet et les autres dépenses liées au travail à domicile, notamment les services publics, le mobilier et l’équipement requis pour travailler à partir de la maison.

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec les candidats retenus pour une entrevue.

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